Inwentaryzacja – terminy, obowiązki kierownika jednostki, dokumentacja, przebieg

11-10-2023

Rozpoczęcie inwentaryzacji możliwe już od początku października

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (zwanej dalej jako „UOR”) już od 1 października (nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego) przedsiębiorcy mogą rozpocząć inwentaryzacje m.in. zapasów, rozrachunków oraz własnych aktywów powierzonych innym jednostkom. Nie dotyczy to jednak posiadanych środków pieniężnych, papierów wartościowych czy produktów w toku produkcji.
Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury ponosi kierownik jednostki.
Odpowiedzialność taka nie może być scedowana na inną osobę ani inny podmiot, co wynika bezpośrednio z art. 4 ust. 5 UOR. Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Odpowiedzialność ta nie ustaje również w przypadku powierzenia określonych obowiązków w zakresie rachunkowości podmiotowi zewnętrznemu.

Główne obowiązki kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury

1. powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
2. wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (data przeprowadzenia inwentaryzacji, data rozpoczęcia i zakończenia spisu),
3. powiadomienie biegłego rewidenta o harmonogramie inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
4. nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem wyników inwentaryzacji.

Dokumentacja inwentaryzacyjna

Dokumenty określające procedurę i przebieg inwentaryzacji, wydane przez kierownika jednostki stanowią regulacje wewnętrzne danej firmy i mogą one mieć charakter dokumentów:

• stałych - dotyczących zagadnień typowych, powtarzających się corocznie (np. instrukcje inwentaryzacyjne). W razie potrzeby dokumenty te podlegają aktualizacji przez kierownika jednostki,
• bieżących - wydawanych każdorazowo przed rozpoczęciem konkretnej inwentaryzacji.

Podstawowe dokumenty regulujące przebieg inwentaryzacji:

1. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury
   Treść zarządzenia określa w szczególności skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego, rodzaje zapasów objętych spisem, datę na którą przeprowadza się spis, datę jego rozpoczęcia i zakończenia spisu oraz rozliczenia jego wyników.
2. Plan sytuacyjny i harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury
   Dokument ten na celu ułatwienie zespołom spisowym zlokalizowania i precyzyjnego wyodrębnienia pól spisowych. Ma to znaczenie w jednostkach o wielu miejscach składowania zapasów oraz o zróżnicowanym i szerokim asortymencie.
   Plan sytuacyjny wskazuje miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów, ze wskazaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem rodzaju zapasów składowanych w tych miejscach.
3. Harmonogram inwentaryzacji
   Harmonogram inwentaryzacji zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty w których będzie przeprowadzany spis z natury oraz określenie zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.
4. Instrukcje inwentaryzacyjne
   Instrukcje inwentaryzacyjne to dokumenty o charakterze informacyjnym, których zadaniem jest uregulowanie przebiegu czynności inwentaryzacyjnych i tym samym ułatwienie organizacji spisu i jego przebiegu.

Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji - komisja inwentaryzacyjna

Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną (stałą albo na potrzeby wykonania konkretnego zadania) i wyznacza jej przewodniczącego. Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej może być również kierownik jednostki.
W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).
Zadania komisji inwentaryzacyjnej (ewentualnie komisarza spisowego) obejmują:

1. zorganizowanie inwentaryzacji,
2. przeprowadzenie spisu,
3. wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia.

Czynności spisowe wykonują zespoły spisowe. Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, posiadające wiedzę potrzebną do przeprowadzania spisu z natury.
Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

1. odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
2. prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
3. inne osoby niebędące w stanie zapewnić rzetelności i bezstronności spisu.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza spośród jej członków jednego lub więcej kontrolerów spisowych, których zadaniem jest nadzór nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych i udział w pomiarach szacunkowych. Kontroler spisowy, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w przebiegu spisu, ma prawo do zarządzenia powtórnego przeprowadzenia poszczególnych czynności.